Guna meningkatkan aksesbilitas serta kinerja para pimpinan serta staf dilingkungan Dinas Pendidikan Kota (Dispendik) Surabaya, Dispendik segera menerapkan E-Surat yang terlebih dahulu diterapkan Pemkot Surabaya di jajaran SKPD-nya untuk menunjang pelayanan kepada masyarakat. Tadi siang (04/03), bertempat di ruang Kartini Dinkominfo Kota Surabaya sosialisasikan penerapan E-Surat kepada seluruh pimpinan dan staf dilingkungan Dispendik.
Kepala Dispendik Surabaya Dr. Ikhsan, S. Psi, MM mengemukakan penggunaan E-Surat nantinya bertujuan untuk mempermudah koordinasi antara pimpinan dan para staf terutama menjawab surat yang masuk serta menindaklanjutinya melalalui pemberithuan melalui pesan singkat (SMS).
“Jadi tidak ada lagi alasan tidak menerima disposisi, meski sedang tidak berada di kantor”.
Ikhsan menambahkan, sebelumnya Dispendik dalam melakukan koordinasi telah menggunakan berbagai media sosial hal tersebut tidaklah lain untuk meningkatkan pelayanan terutama dalam bidang pendidikan agar pendidikan di Surabaya menjadi lebih baik.
Kasi Aplikasi dan Database Dinkominfo Yudho Febriadi menjelaskan bahwa penggunaan E-Surat pada prinsipnya ialah mengubah kebiasaan dari yang awalnya menulis surat secara manual dikembangkan dalam bentuk digital agar membantu mempermudah kinerja para pegawai di lingkungan Pemkot Surabaya.
Mekanismenya, surat yang masuk ataupun keluar terlebih dahulu melalui proses scanning, kemudian di upload menjadi surat elektronik masuk. Surat tersebut lalu diteruskan ke Sekretaris SKPD untuk mendapatkan persetujuan disposisi baik ke Kepala Dinas ataupun para Kabid/Kasi/Staf. Dari Kepala Dinas ataupun para Kabid/Kasi/Staf melakukan pelaksanaan disposisi, hasil pelaksanaan disposisi kemudian dibuat sebuah laporan melalui persetujuan pimpinan.
“Para pimpinan dan staf dapat memantaunya melalui hp ataupun komputer dimana saja”, tutur Yudho.
Lebih lanjut Yudho menyampaikan bahwa notifikasi disposisi dapat diterima para pimpinan dan staf melalui telepon seluler meskipun tidak memiliki fungsi smartphone karena notifikasi dikirim oleh operator melalui SMS, namun jika ingin membuka notifikasi yang lebih lengkap yang dikirim melalui SMS dapat menggunakan jaringan internet.
“E-Surat dapat diakses melalui esurat.surabaya.go.id”.
Sementara itu, Indah Agustin salah seorang staf Dispendik mengaku dengan adanya penggunaan E-Surat sangat membantu tugas sehari-harinya dalam mengurusi keluar masuk surat, menurutnya surat yang telah masuk dapat cepat disampaikan kepada pimpinan untuk kemudian mendapatkan disposisi.
“Selama ini masih menggunakan sistem manual, namun dengan menggunakan E-Surat dirinya berharap sudah tidak ada lagi keterlambatan penyampaian informasi ke pimpinan”.
Aplikasi e-Surat merupakan salah satu implementasi e-Government di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya, khususnya di dalam tata kelola Administrasi Pemerintahan yang memenuhi azas Efektif, Efisien dan Akuntabilitas. serta untuk memudahkan proses komunikasi antar SKPD di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya. (Humas Dispendik Surabaya)
